Номер договора

Как придумать или присвоить номер для договора купли-продажи, аренды или любого другого договора.

Нумерация договоров — важный аспект юридической документации, который помогает упорядочить сделки и упростить их учет. Правильное присвоение номера не только облегчает поиск и ссылку на документ, но и способствует легитимности сделки.

Если вам нужно составить один договор для себя, то просто возьмите такой номер: [текущая дата]-001

Для чего нужен номер договора

1. Связывать документы друг с другом, например, договор купли-продажи с актом приёма-передачи, договор аренды с дополнительным соглашением, договор оказания услуг с актом сдачи выполненных работ.

2. Связывать заявления в государственные органы с договором, на основании которого происходит данное обращение.

3. Для учёта документов и отчётности юридических лиц.

Общие принципы нумерации

Уникальность: Каждый договор должен иметь уникальный номер, чтобы избежать путаницы с другими документами.

Систематичность: Нумерация должна следовать определенной логике, чтобы ее можно было легко понять и использовать.

Простота: Номер должен быть простым для восприятия и запоминания.

Иногда пишут договор от [дата] б\н - означает, что договор без номера, но для связи его с другими документами или, например, упоминание и ссылка на договор в передаточном акте или в уведомлении о досрочном прекращении договора. Желательно в таких случаях указать между кем был заключен договор и что было его предметом (адрес недвижимости или кадастровый номер).

Формат номера

Последовательная нумерация: Самый простой и понятный способ — 001 затем 002 и так далее.

Дата и номер: Добавлять к предыдущему способу текущую дату. Например, 30-11-2025-001. К тому же помогает быстро определить дату заключения договора.

Код клиента или объекта: Если работать с большим количеством клиентов или объектов, можно добавить их код или инициалы в номер. Например, договор с Леонтьевым Олегом Харитоновичем ЛОХ321-2024-001.

Помните, что нет наказания за неправильную нумерацию документов.

Учет типа договора

Для различных типов договоров можно использовать разные системы нумерации:

Договоры купли-продажи: Можно использовать префикс "КП" для обозначения купли-продажи, например, КП-2024-101.

Договоры аренды: Аналогично, префикс "АР" для обозначения аренды, а ещё его можно поставить в конец, например, 2024-202-АР.

Догадайтесь для чего следующие префиксы: "ПП", "ПТ", "З", "ОУ", "СП"?

Ведение реестра договоров

Крупным организациям и юридическим компаниям для удобства учета стоит вести реестр договоров, где фиксировать все номера, даты заключения и основные типы и условия договоров. Это может быть простая таблица, желательно в облаке, или специализированная программа для управления документами. Это позволит, перед присвоением номера, убедиться, что такой номер еще не был использован. Что поможет избежать дублирования и путаницы в будущем.

Убедитесь, что различные нумерации не пересекаются.

Заключение

Нет единого принятого на законодательном уровне стандарта нумерации договоров, каждая компания сама определяет удобный формат для работы с документами, а для отдельно взятого физического лица формат номера не имеет значения, а только лишь его наличие.